Makalah Administrasi Perbekalan Pada Kantor BMT As'adiyah Sengkang

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Perbekalan merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen perbekalan. Fungsi ini pada hakikatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan perbekalan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah maupun tempat, dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan. Serangkaian kegiatan pengadaan perbekalan dari kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan sampai dengan penerimaan perbekalan. Setiap tahap dan langkah kegiatan pengadaan perbekalan tersebut harus mendapat perhatian secara proporsional guna mendukung kinerja setiap unit kerja maupun mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

Berdasarkan uraian di atas tersebut maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “Administrasi Perbekalan pada Kantor BMT As’adiyah Sengkang Kabupaten Wajo”.

B.     Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut:

1.      Bagaimana proses penelitian barang pada kantor BMT As’adiyah Sengkang?

2.      Bagaimana proses penyediaan barang pada kantor BMT As’adiyah  Sengkang ?

3.      Bagaimana proses pemeliharaan barang pada kantor BMT As’adiyah Sengkang ?

4.      Bagaimana proses penghapusan barang pada kantor BMT As’adiyah Sengkang ?

C.    Tujuan Penelitian

Berdasarkan permasalahan di atas, tujuan yang hendak dicapai dalam penelitian ini yaitu:

1.      Untuk mengetahui proses penelitian barang pada kantor BMT As’adiyah sengkang

2.      Untuk mengetahui proses penyediaan barang pada kantor BMT As’adiyah sengkang

3.      Untuk mengetahui proses pemeliharaan barang pada kantor BMT As’adiyah sengkang

4.      Untuk mengetahui proses penghapusan barang pada kantor BMT As’adiyah sengkang

D.    Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang diharapkan dalam penelitian ini yaitu sebagai bahan informasi mengenai proses perbekalan pada kantor BMT As’adiyah Sengkang, yang meliputi penelitian, penyediaan, pemeliharaan dan penghapusan barang.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A.    Pengertian BMT As’adiyah

BMT merupakan kependekan dari kata Balai Usaha Mandiri Terpadu atau Baitul Maal wa Tamwil, yaitu lembaga keuangan mikro (LKM)yang beroperasi berdasarkan prinsip-prinsip syariah. BMT sesuai namanya terdiri dari dua fungsi,yaitu:

a.       Baitul maal (rumah harta), menerima titipan dana zakat, infak dan sedekah serta mengoptmalkan distribusinya sesuai dengan peraturan dan amanahnya.

b.      Baitut tamwil (rumah pengembangan harta), yang bertugas melakukan kegiatan pengembangan usaha-usaha produktif dan investasi dalam meningkatkan kualitas ekonomi pengusaha mikro dan kecil dengan antera lain mendorong kegiatan menabung dan menunjang pembiayaan kegiatan ekonomi.

Baitul Maal wa Tamwil (BMT) atau disebut juga dengan “Koperasi Syariah”, merupakan lembaga keuangan syariah yang berfungsi menghimpun dan menyalurkan dana kepada anggotanya dan biasanya beroperasi dalam skala mikro. Secara umum BMT adalah lembaga keuangan mikro yang dioperasikan dengan prinsip bagi hasil, menumbuh kembangkan bisnis usaha mikro, kecil dan menengah dalam rangka mengangkat derajat dan martabat serta membela kepentingan kaum fakir miskin.

Jadi BMT As’adiyah merupakan lembaga keuangan mikro syariah yang didirikan dan diprakarsai oleh pengurus Yayasan As’adiyah/PB. As’adiyah beserta para pengasuh pondok pesantren As’adiyah dengan modal awal dari para pendiri yang dioperasikan berdasarkan prinsip-prinsip syariah.

Dengan demikian, maka BMT As’adiyah merupakan usaha bisnis mandiri yang ditumbuh kembangkan dengan swadaya dan dikelola secara professional serta berlandaskan pada keimanan, keterpaduan, kekeluargaan, kebersamaan, kemandirian dan profesionalisme.

B.     Pengertian Administrasi Perbekalan

Administrasi perbekalan terdiri dari dua kata yang membangunnya yaitu administrasi dan perbekalan. Administrasi adalah proses kerjasamayang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan.Sedangkan perbekalan adalah bekal atau persediaan segala sesuatu,benda ataupun barang yang digunakan tersedia pada waktu dan tempat yang dibutuhkan.

Sehingga dapat dinyatakan bahwa administrasi perbekalan adalah segala sesuatu yang bersangkut paut dengan proses penelitian, penyediaan, pemeliharaan, dan penghapusan barang dalam suatu usaha kerjasama. 

C.    Tujuan Perbekalan

a.    Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas - tugas pokok organisasi.

b.   Mengetahui barang peralatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga harus dimusnahkan atau yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki.

c.    Mengetahui barang peralatan milik organisasi secara up to date melalui daftar inventaris barang. 

BAB III

PEMBAHASAN

A.    Pengertian BMT As’adiyah

BMT merupakan kependekan dari kata Balai Usaha Mandiri Terpadu atau Baitul Maal wa Tamwil, yaitu lembaga keuangan mikro (LKM) yang beroperasi berdasarkan prinsip-prinsip syariah. BMT sesuai namanya terdiri dari dua fungsi, yaitu:

a.       Baitul maal (rumah harta), menerima titipan dana zakat, infak dan sedekah serta mengoptmalkan distribusinya sesuai dengan peraturan dan amanahnya.

b.      Baitut tamwil (rumah pengembangan harta), yang bertugas melakukan kegiatan pengembangan usaha-usaha produktif dan investasi dalam meningkatkan kualitas ekonomi pengusaha mikro dan kecil dengan antera lain mendorong kegiatan menabung dan menunjang pembiayaan kegiatan ekonomi.

Baitul Maal wa Tamwil (BMT) atau disebut juga dengan “Koperasi Syariah”, merupakan lembaga keuangan syariah yang berfungsi menghimpun dan menyalurkan dana kepada anggotanya dan biasanya beroperasi dalam skala mikro. Secara umum BMT adalah lembaga keuangan mikro yang dioperasikan dengan prinsip bagi hasil, menumbuh kembangkan bisnis usaha mikro, kecil dan menengah dalam rangka mengangkat derajat dan martabat serta membela kepentingan kaum fakir miskin.

Jadi BMT As’adiyah merupakan lembaga keuangan mikro syariah yang didirikan dan diprakarsai oleh pengurus Yayasan As’adiyah/PB. As’adiyah beserta  para pengasuh pondok pesantren As’adiyah dengan modal awal dari para pendiri yang dioperasikan berdasarkan prinsip-prinsip syariah.

B.     Struktur Organisasi Kantor Pusat BMT As’adiyah Sengkang

Manager Eksekutif

                                                                                   

Kasir / Teller

Manager Operasional

Manager Bagian Pembiayaan

Manager Bagian Adm & Keuangan/ Pembukuan

Manager Bagian Penggalangan Dana

Staf

Staf

Staf

 

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab di BMT As’adiyah Sengkang

a.       Manager Eksekutif

a)      Memimpin dan mengarahkan kegiatan yang dilakukan oleh BMT As’adiyah agar sesuai dengan tujuan dan kebijakan umum yang digariskan oleh pengurus.

b)      Membuat kebijakan khusus sesuai dengan kebijakan umum yang digariskan oleh pengurus.

c)      Menyusun rencana strategis BMT As’adiyah baik jangka pendek maupun jangka panjang yang mencakup visi dan misi, tujuan dan sasaran, strategis bisnis atau pengumpulan dana dan penyaluran dana serta usaha sektor riil, rencana kerja dan anggaran tahunan, prediksi tentang kondisi lingkungan baik mikro maupun makro yang berpengaruh terhadap kelangsungan kerja BMT serta persaingan pasar.

d)     Mengusulkan rancangan anggaran dan rencana kerja kepada pengurus yang nantinya disahkan pada RAT.

e)      Menjaga agar BMT As’adiyah dapat mencapai target kuantitatif dan kualitatif serta mampu memberikan pelayanan prima dengan tetap menjaga segala resiko.

b.      Manager Operasional

a)      Terselenggaranya pelayanan yang prima kepada nasabah/anggota BMT.

b)      Mengevaluasi dan menyelesaikan seluruh permasalahan yang berkaitan dengan operasional BMT.

c)      Membuat laporan keuangan, pembiayaan dan laporan perkembangan dana pihak ke-3.

d)     Mengarsipkan dokumen – dokumen keuangan, dokumen pembiayaan dan dokumen penting lainnya.

e)      Terselenggaranya absensi kehadiran pengelola dan dokumentasi hasil penilaian pengelola.

f)       Melakukan pengawasan pekerjaan atas pekerjaan setiap akhir bulan seperti rekening listrik, telepon, pajak dan lain - lain.

c.       Manager Bagian Penggalangan Dana

a)      Membuat terobosan, mencari sumber – sumber dana alternative.

b)      Membuat /mengevaluasi produk – produk tabungan BMT As’adiyah agar sesuai dengan kebutuhan pasar/masyarkat.

c)      Dapat memberikan pelayanan kepada nasabah mengenai penarikan tunai sesuai batas wewenang yang diberikan.

d)     Menentukan target penggalangan dana untuk setiap staf.

e)      Menerima setoran tabungan atas nama BMT As’adiyah.

-          Staf Penggalangan Dana

a)      Melakukan kegiatan penggalangan dana anggota/masyarakat.

b)      Menyusun rencana penggalangan dana atau tabungan untuk mencapai target.

c)      Mencari nasabah atau anggota penabung baru.

d)     Melakukan pembinaan anggota atau penabung baru.

e)      Mensosialisasikan produk -  produk tabungan.

d.      Manager Bagian Pembiayaan

a)      Membuat terobosan atau mencari nasabah pembiayaan baru.

b)      Mencari pengembangan pembiayaan yang lebih potensial.

c)      Membuat atau mengevaluasi produk – produk pembiayaan agar sesuai dengan kebutuhan calon nasabah atau masyarakat.

d)     Menentukan target pembiayaan untuk setiap staf.

e)      Bersama dengan staf pembiayaan melakukan survey terhadap calon penerima pembiayaan, baik menyangkut kelayakan usaha, jaminan dan lain – lain.

-          Staf Pembiayaan

a)      Melakukan pelayanan dan pembinaan kepada nasabah pembiayaan.

b)      Menyusun rencana pembiayaan.

c)      Menerima berkas pengajuan pembiayaan, melakukan survey dan analisis pembiayaan.

d)     Melakukan administrasi pembiayaan.

e)      Melakukan penagihan pembiayaan sesuai dengan jadwal tagihan/target.

e.       Bagian Administrasi dan Keuangan/Pembukuan

a)      Mengagenda surat masuk dan surat keluar pada buku agenda surat masuk dan keluar.

b)      Mengarsipkan seluruh berkas – berkas surat menyurat dengan tertib dan benar.

c)      Mengetik surat keluar dan membantu tugas pengurus dalam hal administrasi umum.

d)     Mencatat pembelian dan penggunaan ATK.

e)      Memonitor pengadaan alat tulis kantor, barang, percetakan, dan peralatan kantor lainnya.

f)       Menangani administrasi keuangan.

f.       Kasir/Teller

a)      Memberikan pelayanan kepada nasabah baik penarikan maupun penyetoran.

b)      Bertindak sebagai penerima uang dan juru bayar.

c)      Menerima dan menghitung uang serta membuat bukti penerimaan.

d)     Melakukan pembayaran sesuai dengan perintah manajer.

e)      Menghitung keadaan keuangan atau transaksi setiap hari.

C.    Proses Penelitian Barang Pada Kantor BMT As’adiyah

Pada kantor BMT As’adiyah, pegawai yang menangani keperluan kantor adalah petugas bagian administrasi. Sebelum penyediaan barang petugas melakukan penelitian atau perencanaan kebutuhan kantor seperti mengecek dan mencatat perlengkapan kerja apa yang diperlukan masing- masing pegawai/staff sesuai dengan kebutuhannya, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi ataupun jumlahnya. Setelah itu petugas administrasi menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan serta menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk penyediaan barang tersebut.

D.    Proses Penyediaan Barang Pada Kantor BMT As’adiyah

Penyediaan barang adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan kantor untuk menunjang pelaksanaan tugas.Pada saat barang tiba, petugas penerima segera melakukan pemeriksaan tentang nama barang, jumlah, model,dan lain-lain sesuai denganpermintaan.Apabila sudah cocok, petugas penerima membuat berita acara pemeriksaan dan bukti penerimaan barang.

Selanjutnya bagian gudang atau penerima harus melakukan pencatatan data dari barang-barang tersebut (jenis, jumlah, dan asal barang), mencatat barang ke dalam buku persediaan barang atau buku inventaris, menyimpan dan meletakkan barang tersebut di tempat yang tersedia atau gudang sesuai dengan jenis, sifat dan jangka waktu penyimpanan, dan menyerahkan barang kepada unit atau bagian yang memesan.  Untuk penyediaan barang di BMT As’adiyah seperti ATK dapat dilakukan secepatnya bisa satu hari saja kecuali seperti meja, kursi ataupun lemari sebelumnya harus dilakukan pemesanan ditoko dan kurang lebih seminggu barangnya akan datang.

E.     Proses Pemeliharaan Barang Pada Kantor BMT As’adiyah

Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan pemeliharaan antara lain :

-          Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.

-          Agar barang tidak mudah hilang.

-          Agar barang tidak kadaluarsa.

-          Agar barang tidak mudah susut.

-          Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

Pemeliharaan barang- barang kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:

a.       Pemeliharaan berdasarkan waktu

Pemeliharaan yang dilakukan setiap hari, biasanya dilakukan oleh petugas atau karyawan yang menggunakan barang dan bertanggung jawab atas barang tersebut, misalnya pemeliharaan ruang kerja, mesin ketik, dan komputer. Pemeliharaan barang-barang tersebut harus dilakukan setiap hari agar kebersihannya tetap terjaga dan menghindari kerusakan yang lebih besar.

Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka waktu tertentu, misalnya seminggu sekali, dua minggu sekali, sebulan sekali atau dua bulan sekali. Pemeliharaan berkala dapat dilakukan untuk berbagai jenis barang dan biasanya dilakukan oleh petugas yang khusus menangani pemeliharaan barang.

b.      Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan setiap hari maupun secara berkala, contohnya kendaraan bermotor.

Sedangkan pemeliharaan barang tidak bergerak juga dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala untuk mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang tersebut masih dapat digunakan. Contohnya membersihkan debu-debu yang menempel pada alat, sebaiknya dilakukan setiap hari agar alat dapat selalu terjaga kebersihannya, juga untuk mencegah kerusakan. 

Setiap bagian – bagian staff BMT As’adiyah yang bersangkutan dipercayakan untuk memelihara dan merawat fasilitas perlengkapan kerja yang diberikan, membersihkannya setiap hari terutama setelah menggunakannya.

F.     Proses Penghapusan Barang Pada Kantor BMT As’adiyah

Penghapusan barang bertujuan untuk mengeluarkan atau menghilangkan barang- barang dari daftar inventaris karena barang itu sudah dianggap tidak mempunyai nilai guna atau sudah tidak berfungsi sebagaimana yang diharapakan terutama untuk kepentingan dinas, misalnya rusak, mati, atau biayanya terlalu mahal kalau dipelihara/diperbaiki. Syarat-syarat Penghapusan Peralatan Kantor      yaitu :

a.       Dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau dipergunakan lagi.

b.      Perbaikan akan menelan biaya, sehingga merupakan pemborosan.

c.       Secara teknis dan ekonomis kegunaanya tidak seimbang dengan besarnya biaya pemeliharaan.

d.      Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan masa kini.

e.       Kelebihan persediaan yang jika disimpan lebih lama akan bertambah rusak dan akhirnya tidak bisa digunakan lagi.

f.       Musnah akibat bencana alam

g.      Hilang karena dicuri/diselewengkan

Di BMT As’adiyah, barang - barang yang masih memiliki nilai harga maka akan dijual atau dilelang, sedangkan untuk arsip berusia 5-7 tahun dimusnahkan kemudian dibuatkan berita acara pemusnahan.Untuk barang yang sudah tidak layak pakai dan tidak memiliki harga jual akan disingkirkan.

  

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

a.       Penelitian barang dilakukan untuk mengetahui perlengkapan kantor yang diperlukan sehingga dilakukan pengecekan dan pencatatan sesuai yang dibutuhkan masing – masing pegawai/staf.

b.      Penyediaan barang dirumuskan dalam program pengadaan  untuk membeli barang  melalui penyedia barang yang di butuhkan.

c.       Dalam pemeliharaan barang, setiap staf dipercayakan untuk memelihara dan merawat fasilitas perlengkapan kerja yang diberikan agar tahan lama dan tidak cepat rusak.

d.      Penghapusan barang dilakukan untuk menghilangkan barang – barang dari daftar inventaris karena barang tersebut sudah rusak & tidak dapat digunakan lagi seperti arsip yang berusia 5-7 tahun akan dimusnahkan dan dibuatkan berita acara pemusnahan.

B.     Saran

Untuk pengembangan lebih lanjut maka penulis memberikan saran agar petugas perbekalan pada BMT As’adiyah perlu mengoptimalkan dalam proses administrasi perbekalan  yang meliputi penelitian, penyediaan, pemeliharaan dan penghapusan barang, serta saling terbuka/transparansi,  sehingga dapat mencapai efisiensi dan efektifitas kerja dengan baik dalam pencapaian tujuan.

DAFTAR PUSTAKA

Maulana,  Fajri.2015. http://maulanafajri151.blogspot.co.id/2015/05/administrasi-sarana-dan-prasarana.html. Diakses pada tanggal 27 Februari 2018.

Nmawengku, Betty. 2015. https://bettynmawengku.blogspot.co.id/2017/10/manajemen-perbekalan_12.html. Diakses pada tanggal 27 Februari 2018.

Sunshine. 2010.http://sunshinesunshine88.blogspot.co.id/2010/11/langkah-pengadaan.html. Diakses pada tanggal 27 Februari 2018.

Yaqub, Amiruddin. 2012. “Profil Lembaga Keuangan Islam Baitul Maal Wat Tamwil (BMT) As’adiyah”. Sengkang, Kabupaten Wajo.